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  • 職場潛規則》
  • 如何CC給你的老闆?
  • 文︱趙君綺
  • 圖︱PEXELS


威浩最近幫公司接下一個很大的案子,但是,令他傷腦筋的是,一起合作的同事是一個工作極為馬虎的人,每次都需要他反覆催促、提醒才能讓工作有所進展。

為了不破壞同儕關係,威浩不能直接告訴主管,這位同事的行為已經開始影響案子的進度,只是該怎麼改善這個狀況呢?這時候,巧妙的e-mail CC 策略或許可以幫上忙!

「副本抄送」CC(carbon copy)收件人,通常針對非直接收件對象,但是需要知道信件內容的人,可能是寄件人的直屬主管或其他協辦人員,如果副本的收件對象或內容不能讓其他收件人知道,就使用BCC(密件抄送)。

只是什麼時候CC 給主管,什麼時候CC 給所有人,隱含許多職場眉角,如何有效善用CC 傳遞不想說出口的訊息,更是一定要學的職場潛規則。

CC 對人,事半功倍;CC 不對人,麻煩上身。

以威浩為例,他可以在一開始就把信件CC 給部門主管,藉由這個舉動暗示同事,「老闆在看了,請快點完成我交付給你的任務。」這樣做,正面有警示作用,也釐清責任歸屬,但負面是,這個舉動演變成打小報告行為,有可能引發未來嫌隙。

只是職場CC 信件,不只留證據,同時也留下把柄。不要把BCC 當作法寶,避開那些被CC 的人,以為自己偷偷把信件傳出去給其他人,不會被發現。

你永遠不會知道那個「其他人」會不會再把信件轉寄給其他人,如果不想讓別人知道你寄給誰,最好根本別寄,別忘了,就算是e-mail,也會留下白紙黑字的證據。

1.CC 給主管

對外溝通時,不管是面對其他公司或部門,寄出去的信件多半會CC 給自己主管,除了告知目前進度,從一來一往的信件當中知道哪個環節可能有問題;尤其是有權責問題的信,留下一份紀錄,如果之後發生誤解,也可以當作佐證的依據。

大家分工的案子,CC 給所有相關人員,是告知所有人目前的進度,CC 給主管,則是告訴主管你完成了哪些屬於你分內的工作,同時也將案子進度轉換到下個階段的同事身上。

但是如果部門內發生工作上的糾紛,把信件CC 給主管則是有告狀,即「請老闆評評理」的意味。相反的,身為小主管如果想表揚下屬時,把信件CC 給大老闆,象徵你舉薦下屬的功勞,比稱讚本身更具意義。

2.CC 給老闆或對方的主管

一般而言,部門內溝通時,絕非必要,千萬不要越級CC,把信件CC 給老闆或主管的主管,這種舉動暗指你不滿主管的作法,希望老闆能出面給個公道。

同樣的,對外溝通時,也不會把信件直接CC 給對方的主管,會被對方視為一種告狀的舉動。

但是,如果你想要催促工作進度,或覺得對方處理得不好,不要只有CC 對方主管,而是同時CC 自己與對方的主管,傳遞出事情沒有進展的訊息,追進度是對事不對人,隱含告訴大家「不是我的錯」的訊息,既表現出負責也同時釐清你的責任。

3.CC 給其他人

除非一起合作一個案子,告知進度,不然,隨便把信件CC給其他同事,尤其是與信件內容無關的人,這樣的舉動還可能洩漏公司機密。

隨便CC 信件,會傳遞出這些訊息:

v 作秀:任何一點功勞,都要讓大家知道是我做的。

v 轉嫁、分散責任:資料已經CC 給你,就是交由你處理,出了亂子,你也要負責。

v 羞辱當事人:對你不滿,罵你一個人還不夠,要全公司的人都知道,請大家幫我評評理。

v 找同夥、拉幫結黨:冒死BCC 給你,你現在可是跟我同一陣線的了。

v 留證據:老闆,報告我早就寄給你了,小張可以作證,他有收到我的CC。

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