首頁>職場學>高效,從會議管理開始

  • 高效,從會議管理開始
  • 劉鏡清/作者
  • 常抱怨有開不完的會?其實很多會可以不開,或把會開得更有效率,自然辦公的時間變多了,也能有時間拜訪客戶。
  • 《30》雜誌 2014年6月號 第118期 │ 2014-5-29


常聽到年輕主管說:開會、開會,總是有開不完的會,什麼時候才有空跑客戶?

的確,好像公司裡總有開不完的會,先是部門會議,再來是跨部門的案會議,或是再往上的總員月會或行政會議等。大大小小不同的會議,總是塞滿了年輕主管的時間,也成為困擾他們的難題。

當一位優秀的專員或業務,被拔擢成一位年輕主管時,他面臨的第一個難題就是如何有效的分配團隊及個人的時間。但實際的情況是,業務力強的專員如果被提升成為主管,在有限的時間下,他要帶團隊,使團隊達到績效目標。同時,他也要開發客戶或維持客戶關係,持續創造業績。那這兩項要如何兼顧,不致蠟燭兩頭燒,確實是一個難題。

其實,組織內的時間管理,其目的是效率,讓個人工作更有效率,也讓組織有效率,才能在有限的時間內,發揮最大的力量。因此常見讓組織產生效率的方法就是減少開會,挪出更多的時間來工作、思考。

組織時間管理中,會議管理最重要

過去我在康師傅及IBM工作時,都面臨到會議太多,致使很多幹部反映沒時間處理公務,沒時間跑客戶,甚至連執行的時間都沒有,最後不得不想出一種減少會議的方法,讓大家有空做事、跑客戶。

康師傅的做法是直接減少會議,把不必要的會議就刪除,如此多出來的時間就可以辦公,或執行。這種做法有一項缺點,只是把會議次數減少,多出來的時間辦公,但不一定有目標。

IBM的做法更積極,用化零為整的方式,把分散在每天的會議統整到週一及週五,且只開一個上午或下午,如此多出來的時間是要跑客戶。這也合乎IBM的主旨:客戶第一的原則,不會花太多時間在公司。

如此做法是目標導向的刪減會議,多出來的時間就是拜訪客戶,再從客戶端帶出來的業績做回饋,達到部門目標及績效。

會議除了減少也要開得有效率

常聽人說,會而不議,議而不決,決而不行,有開不如不開。怎麼開會才有效率?第一是訂出目的與結果。常常有會議是找了很多人來「聊聊」,聽大家的意見及看法。這種會議基本上就目的不清楚,對開完會後有何種結果產出,也不太抱希望。所以一定要先把會議的目的想清楚,且是愈明確,愈清楚愈好。

其次是七分會前、三分會後的處理原則。就是花七分力氣在事先規畫,訂出目標、策略與時間表,供與會者具體的評估,而不能到會議室才天馬行空的想;三分力氣在會後的追踨與管理,而不是開完就算了。

最後提醒,主持會議者要有喊卡的智慧。很多時候會膠著在一個地方,或無法達到共識,最好的方式就是當機立斷喊停,下次再開。不要此恨綿綿無絕期,對會議沒有幫助。倒不如明天再開,大家先回家想一想,明天再見面時可能就有具體的想法。

全文請見紙本雜誌。

馬上按讚,加入30雜誌粉絲團